We hebben allemaal dingen die ons storen. Collega’s of leidinggevenden die ons irriteren met wat ze doen of hoe ze met ons omgaan. Situaties die ons frustreren omdat ze nooit lijken te veranderen. We voelen ons niet erkend of begrepen. Allemaal dingen die leiden tot negatieve energie en improductiviteit omdat het simpelweg niet effectief verloopt en niet goed voelt.
Niemand kijkt er echt naar uit om negatieve feedback te geven. Tenzij het op social media is en je eens lekker los kunt gaan zonder je er zelf ook maar een seconde schuldig over te moeten voelen 😉.
We hebben de neiging om dit soort gesprekken uit te stellen of zelfs volledig uit de weg te gaan, zodat we anderen niet hoeven aan te spreken. Het is niet leuk om iemand te kwetsen, demotiveren of beledigen, welles-nietes discussies te krijgen of misschien zelfs in een conflict te belanden. Het maakt daarbij niet uit of je zelf een leidinggevende bent of gewoon worstelt met een collega of eigen manager. Ik zie mensen in allerlei rollen en op allerlei niveaus dit soort gesprekken vermijden.
We proberen er maar gewoon mee om te gaan en gaan door alsof er niets aan de hand is. Tot het weer gebeurt en steeds vaker terug lijkt te komen. Het stapelt zich op, legt druk op onze schouders en begint steeds meer te irriteren. We beginnen rond mensen of situaties heen te werken. Misschien ook wel achter hun rug om te praten, waarna ze uiteindelijk ook zelf wel merken dat er iets aan de hand is, al hebben ze geen idee wat.. want niemand die het hen vertelt. Nu begint die ander ook gefrustreerd te raken. Kortom, een neerwaartse spiraal waar niemand baat bij heeft.
Waarom feedback geven?
Als je je gekwetst of geïrriteerd voelt over iets, wordt het er vaak niet beter van door het voor jezelf te houden. De voorbeelden zullen zich blijven opstapelen en je gevoelens zullen daar alleen maar sterker bij worden. De drempel om er iets over te zeggen overigens ook, zeker als je dat zonder emotie wilt doen. Want je emoties en de stress die je er omheen ervaart, zullen toenemen. Op een gegeven moment zelfs zo hoog oplopen dat je zou kunnen ‘ontploffen’. Met het risico op een beschadigde relatie en waarschijnlijk niet zo professioneel gedrag van jouw kant als gevolg.
Je bent het dus eigenlijk ook gewoon aan jezelf verschuldigd om er iets mee te doen.
En, zeker als je met iemand samenwerkt op frequente basis, ben je het ook verschuldigd aan die andere persoon. Anders krijgt die namelijk geen eerlijke kans om er iets aan te doen. Kans is groot dat die persoon namelijk niet eens weet dat hij/zij iets gedaan heeft dat jou irriteert of beschadigt. Of misschien voelt de ander er zich wel net zo oncomfortabel bij? Het feit dat jij er over begint, zal helpen om de spanning er af te halen en om te draaien naar een constructieve situatie.
Wat zou jij er eigenlijk van vinden als je iemand gekwetst hebt door iets wat je zei of deed? Je hebt geen idee dat het zo is, en hebt er wellicht ook hele andere bedoelingen bij gehad dan hoe het ontvangen is. Je voelt dat er iets geks is, maar je hebt geen idee wat. Zou je het dan liever zelf ook niet weten wat er aan de hand is? Dan kun je op z’n minst je intenties toelichten en voorkomen dat het nog eens gebeurt.
Hoogst waarschijnlijk zal je je enorm opgelucht voelen nadat je het besproken hebt. Je zult merken dat de atmosfeer verandert en dat de connectie tussen jullie beiden verbetert. Je begrijpt elkaars standpunt nu ook beter. Mensen waarderen openheid en oprechtheid, zolang het op een respectvolle en niet aanvallende manier gebeurt.
En als bijkomend voordeel.. zodra je iemand ergens over hebt aangesproken en afspraken gemaakt hebt over wat je van elkaar verwacht, is het ook veel gemakkelijker om die persoon daar later op aan te spreken mocht het weer gebeuren.
De kernvraag is dus niet ‘Moet ik er iets over zeggen?’ maar ‘Hoe geef ik feedback op een professionele manier zonder de andere te kwetsen of in discussie te raken?’
Hoe geef je feedback
Key principes om feedback op een professionele en constructieve manier te geven
- Creëer een veilige omgeving
Zorg ervoor dat je die persoon apart spreekt en doe dat dus nooit in een groep. Bij voorkeur heb je een tijdsblok ingepland zodat niemand gehaast is en stiekem ergens anders heen moet. Geef de boodschap ook altijd persoonlijk, dus niet via de mail.
- Spreek altijd vanuit jezelf
Dat betekent dat je zinnen begint met ‘ik’ in plaats van ‘jij’. Als je zegt wat de andere fout doet, dan zal de ander namelijk de neiging hebben om zich te verdedigen.
- Beschuldig of beoordeel niet maar deel je observaties en gevoelens
Deel je observaties zodat het feitelijk en duidelijk is maar ga daarbij niet beschuldigen. Daarnaast deel je ook wat je daarbij voelt. Dat kan nooit weerlegt worden of verkeerd zijn, het zijn namelijk jouw gevoelens.
Wat is de beste manier om feedback te geven?
Gebruik de Feedback Regels: Ik Zie, Voel, Denk, Wil
1. Begin altijd met je observaties te delen
- Ik zie..
- Ik hoor..
- Ik merk..
2. Deel wat dat met jou doet, jouw reactie of gevoelens daarbij
- Ik voel..
3. Omschrijf het effect of resultaat daarvan en hoe je dat interpreteert
- Ik denk..
- Dat geeft me de indruk dat..
- Dan..
- Dat zorgt ervoor dat ik..
4. Pauzeer even om een reactie te krijgen
5. Omschrijf hoe je het zou willen of maak een aantal suggesties hoe het anders kan
- Ik zou willen dat..
- Het zou voor mij makkelijker zijn als..
- Misschien kan je..
Voorbeeld hoe je feedback geeft
Ik geef een voorbeeld zodat je het verschil kunt zien en voelen.
Stel dat we in onze wekelijkse project meeting zitten. Jij komt een paar minuten te laat binnen en dit is wat je van mij te horen krijgt:
“Morgen, wekker vergeten zetten? Ik wou het daar graag eens met jou over hebben trouwens want je bent echt altijd te laat in onze meetings, terwijl de rest gewoon op tijd is. We moeten altijd op jou wachten om te kunnen beginnen. Dat is echt irritant want je zorgt ervoor dat we geen tijd meer hebben om belangrijke punten te bespreken. Je neemt ons gewoon niet serieus en houdt het project tegen. Ik verwacht meer professionaliteit.”
Slecht voorbeeld
Nah.. Niet zo veel opties meer over dan een put graven om in te gaan schuilen of in de aanval gaan om jezelf te verdedigen, toch?
Hoe dan ook, dit is public shaming en zal er niet voor zorgen dat jij de volgende keer met een intrinsieke motivatie sneller aansluit. Misschien denk je er nu wel over na om uit het project te stappen en het hen lekker zelf te laten doen?
Een andere manier om dit aan te pakken, begint met dat ik een afspraak met je inplan om bij te praten.
Ik heb een kamer gereserveerd (of digitaal een afspraak ingepland). We hebben het eerst over de koetjes en kalfjes waarbij ik je vraag hoe het met je gaat. Misschien hoor ik dan wel dat je het thuis zwaar hebt omdat jullie nu al 2 weken in quarantaine zitten waarbij de kinderen je constant van je werk houden terwijl jij je stinkende best doet om alles te blijven combineren?
Hoe dan ook, op een bepaald moment, al dan niet vanuit een link over iets wat je tegen me vertelt, laat ik vallen dat er iets is waar ik het graag met jou over wil hebben.
“Ik merk de laatste tijd dat je steeds te laat binnen komt bij onze project meetings. Ik voel mij daar lichtelijk door geïrriteerd omdat ik daardoor in tijdsnood kom om alles met iedereen te kunnen bespreken.” Pauze, ik laat jou reageren. “Kunnen we afspreken dat je’t mij in het vervolg gewoon laat weten als je het niet op tijd red? Dan kunnen we in ieder geval starten met de meeting en weet iedereen ook wat er aan de hand is.”
Voorbeeld hoe je feedback geeft
Als je tegen een feedback gesprek opkijkt, dan kan het helpen om het voor te bereiden. Schrijf op wat je key boodschap en storyline is en hoe het voor jou vb wel zou werken. Gebruik hierbij de Feedback Regels en oefen het met iemand indien je dat prettig vindt!